Dr. Jens Sebastian Groh, Rechtsanwalt

Ein Handwerksbetrieb aus Andernach kündigt einem Mitarbeiter. Das Kündigungsschreiben geht wie immer per Einwurf-Einschreiben hinaus, der Sendungsstatus meldet „zugestellt“. Drei Monate später liegt eine Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht. Der Mitarbeiter behauptet, ein entscheidendes Schreiben nie erhalten zu haben. Der Arbeitgeber legt Einlieferungsbeleg und Auslieferungsbeleg vor – und verliert trotzdem. Wie kann das sein? Ist das Einwurf-Einschreiben bei einer Kündigung überhaupt noch ein brauchbarer Nachweis? Und wie stellen Sie wichtige Schreiben künftig sicher zu?

Diese Fragen hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 7. Mai 2026 neu beantwortet. Die Entscheidung betrifft nicht nur Kündigungen, sondern jedes Schreiben, dessen Zugang Sie im Streitfall beweisen müssen. Als Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht in Mayen berate ich Unternehmen und Geschäftsführer bei der rechtssicheren Vorbereitung und Zustellung von Kündigungen und anderen fristgebundenen Erklärungen – vom Arbeitsverhältnis bis zum Geschäftsführer-, Liefer- oder Gesellschaftsvertrag.

1. Warum kommt es bei der Kündigung so sehr auf den Zugang an?

Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Sie wird erst wirksam, wenn sie dem Empfänger zugeht:

§ 130 Abs. 1 Satz 1 BGB: „Eine Willenserklärung, die einem anderen gegenüber abzugeben ist, wird, wenn sie in dessen Abwesenheit abgegeben wird, in dem Zeitpunkt wirksam, in welchem sie ihm zugeht.“

Zugegangen ist ein Schreiben, sobald es so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass er unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen kann – typischerweise also mit dem Einwurf in seinen Briefkasten. Ob er den Brief tatsächlich öffnet, spielt keine Rolle.

Vom Tag des Zugangs hängen im Arbeitsrecht wichtige Folgen ab:

• der Lauf der Kündigungsfrist und damit das Ende des Arbeitsverhältnisses,
• die dreiwöchige Klagefrist für die Kündigungsschutzklage (§ 4 KSchG),
• die Zweiwochenfrist bei der fristlosen Kündigung (§ 626 Abs. 2 BGB),
• der Beginn des Sonderkündigungsschutzes, etwa bei Schwangerschaft oder Schwerbehinderung.

Bestreitet der Empfänger den Zugang, muss derjenige ihn beweisen, der sich darauf beruft – bei der Kündigung also in aller Regel der Arbeitgeber.

Achtung: Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses bedarf zwingend der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 623 BGB). E-Mail, WhatsApp oder Fax genügen nicht. Damit scheiden elektronische Zugangsnachweise von vornherein aus.

2. Was hat das BAG zum Einwurf-Einschreiben entschieden?

Mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) hat das Bundesarbeitsgericht die Beweiskraft des Einwurf-Einschreibens in seiner heutigen Form deutlich eingeschränkt.

Der Fall: Ein Arbeitnehmer war in drei Jahren insgesamt 152 Tage arbeitsunfähig. Der Arbeitgeber lud ihn mehrfach zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) ein. Nach erneuten langen Fehlzeiten verschickte er eine weitere Einladung per Einwurf-Einschreiben. Der Arbeitnehmer bestritt, diese Einladung erhalten zu haben. Der Arbeitgeber kündigte krankheitsbedingt. Arbeitsgericht und Landesarbeitsgericht Hamburg (Urteil vom 14.07.2025 – 4 SLa 26/24) gaben der Kündigungsschutzklage statt. Das BAG wies die Revision des Arbeitgebers zurück.

Die Begründung: Ein sogenannter Anscheinsbeweis setzt einen typischen Geschehensablauf voraus. Entscheidend ist deshalb, wie die Deutsche Post die Zustellung heute tatsächlich organisiert:

• Beim aktuellen Scan-Verfahren scannt der Zusteller den Barcode der Sendung, unterschreibt auf dem Display seines Geräts und wirft den Brief erst danach ein.
• Die Unterschrift dokumentiert daher nicht den Einwurf, sondern allenfalls, dass der Zusteller vor dem Briefkasten stand.
• Zwischen Unterschrift und Einwurf kann der Zusteller abgelenkt oder aufgehalten werden. Das Einwurf-Einschreiben bietet damit keine nennenswert höhere Sicherheit als ein einfacher Brief.
• Der als Zeuge vernommene Zusteller konnte sich an die konkrete Zustellung nicht erinnern.

Der Arbeitgeber konnte den Zugang der bEM-Einladung daher nicht beweisen. Damit stand nicht fest, dass er vor der Kündigung alle milderen Mittel ausgeschöpft hatte. Die krankheitsbedingte Kündigung war sozial ungerechtfertigt und unwirksam.

Was galt bisher?

Für das frühere Verfahren, bei dem der Zusteller ein Etikett von der Sendung abzog und auf einen Auslieferungsbeleg klebte (sogenanntes Peel-off-Verfahren), hatte das BAG einen Anscheinsbeweis anerkannt – allerdings nur, wenn der Arbeitgeber neben dem Einlieferungsbeleg auch eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vorlegte. Der bloße Sendungsstatus aus dem Internet reichte schon nach dem Urteil vom 30.01.2025 (Az. 2 AZR 68/24) nicht aus. Ob für Altfälle mit Peel-off-Verfahren weiterhin etwas anderes gilt, hat das BAG nach den vorliegenden Besprechungen ausdrücklich offengelassen.

3. Gilt das Urteil nur für Kündigungen?

Nein. Im entschiedenen Fall ging es sogar „nur“ um eine Einladung zum bEM. Die Grundsätze zum Anscheinsbeweis sind jedoch nicht auf das Arbeitsrecht beschränkt. Sie betreffen jedes Schreiben, dessen Zugang im Streitfall bewiesen werden muss, zum Beispiel:

• Abmahnungen als Grundlage einer späteren verhaltensbedingten Kündigung,
• bEM-Einladungen vor einer krankheitsbedingten Kündigung (§ 167 Abs. 2 SGB IX),
• Eigenkündigungen von Arbeitnehmern,
• Kündigungen von Miet-, Liefer- oder Dienstverträgen,
• Mahnungen, Fristsetzungen und Rücktrittserklärungen.

Gerade bei der krankheitsbedingten Kündigung zeigt der Fall, wie schnell ein Zustellproblem den gesamten Prozess entscheidet: Ist der Arbeitnehmer nach einer bEM-Einladung erneut länger als sechs Wochen erkrankt, muss der Arbeitgeber das bEM grundsätzlich erneut anbieten (BAG, Urteil vom 18.11.2021 – 2 AZR 138/21). Kann er den Zugang dieser Einladung nicht beweisen, fehlt ihm die Grundlage für die Kündigung.

4. Wie stellen Arbeitgeber eine Kündigung jetzt sicher zu?

Es gibt nicht den einen perfekten Weg. Entscheidend ist, dass Sie im Streitfall einen Zeugen oder ein Dokument haben, das den Zugang belegt – und zwar einschließlich des Inhalts des Schreibens.

Persönliche Übergabe im Betrieb

Der einfachste und meist sicherste Weg ist die Übergabe im Betrieb, idealerweise in Anwesenheit eines Zeugen. Lassen Sie sich den Empfang auf einer Kopie mit Datum und Uhrzeit quittieren. Verweigert der Mitarbeiter die Quittung, notiert der Zeuge den Vorgang. Die Kündigung ist trotzdem zugegangen.

Zustellung durch einen Boten

Ist der Mitarbeiter nicht im Betrieb, etwa wegen Krankheit, kann ein zuverlässiger Bote das Schreiben in den Briefkasten werfen. Wichtig ist:

• Der Bote liest das Kündigungsschreiben, steckt es selbst in den Umschlag und verschließt ihn.
• Er wirft den Umschlag persönlich ein, möglichst zu einer üblichen Postzustellzeit.
• Er fertigt sofort ein kurzes Protokoll mit Datum, Uhrzeit, Adresse und Briefkastenbeschriftung, gern ergänzt um ein Foto.
• Der Bote sollte nicht der Unterzeichner der Kündigung selbst sein, da er sonst im Prozess unter Umständen nicht als Zeuge zur Verfügung steht.

Zustellung durch den Gerichtsvollzieher

Die rechtssicherste, aber auch teuerste und langsamste Variante ist die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher (§ 132 Abs. 1 BGB). Sie bietet sich an, wenn viel auf dem Spiel steht und genügend Zeit bis zum Fristablauf bleibt.

Und das Übergabe-Einschreiben?

Auch das Übergabe-Einschreiben ist keine verlässliche Lösung. Trifft der Zusteller niemanden an, hinterlässt er nur eine Benachrichtigung. Diese bewirkt noch keinen Zugang. Holt der Empfänger den Brief nicht ab, geht die Kündigung unter Umständen nie zu. Ein Einwurf-Einschreiben kann daher allenfalls zusätzlich zu einem der genannten Wege eingesetzt werden.

⚠ Praxishinweis: Planen Sie die Zustellung immer mit zeitlichem Puffer. Gerade bei der fristlosen Kündigung oder kurz vor Monatsende entscheidet oft ein einziger Tag über die Kündigungsfrist. Wer eine einvernehmliche Lösung sucht, umgeht Zustellfragen übrigens vollständig. Was dabei zu beachten ist, lesen Sie in unserem Beitrag Ich soll einen Aufhebungsvertrag unterschreiben – was muss ich beachten?

5. Was bedeutet das Urteil für Arbeitnehmer?

Für Arbeitnehmer stärkt das Urteil die Position im Kündigungsschutzprozess: Der Arbeitgeber trägt das Risiko, den Zugang wichtiger Schreiben beweisen zu müssen. Daraus folgt aber kein Freibrief.

• Wahrheitspflicht: Wer im Prozess bestreitet, ein Schreiben erhalten zu haben, muss bei der Wahrheit bleiben (§ 138 Abs. 1 ZPO).
• Zugangsvereitelung: Wer den Zugang bewusst verhindert, etwa durch Entfernen des Briefkastens oder grundlose Annahmeverweigerung, muss sich unter Umständen so behandeln lassen, als sei das Schreiben zugegangen.
• Klagefrist beachten: Haben Sie eine Kündigung erhalten, läuft die dreiwöchige Frist zur Kündigungsschutzklage ab Zugang. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Arbeitgeber den Zugang später nicht beweisen kann.

Lassen Sie eine Kündigung deshalb unverzüglich prüfen. Weitere Hinweise zum Kündigungsschutz finden Sie in unserem Beitrag Betriebsbedingte Kündigung und Massenentlassung – Was Arbeitnehmer jetzt wissen müssen. Wie wichtig Fristen auch im gerichtlichen Verfahren sind, erläutert unser Beitrag Ich habe einen Mahnbescheid oder eine Klage erhalten – welche Fristen laufen?

6. Warum ist anwaltliche Begleitung sinnvoll?

Ob eine Kündigung wirksam ist, entscheidet sich häufig nicht am Kündigungsgrund, sondern an Formalien: an der Unterschrift, an der Anhörung des Betriebsrats, an einem fehlenden bEM – oder eben am Zugang. Fehler in diesem Stadium lassen sich später nicht mehr heilen. Eine erneute Kündigung verschiebt das Ende des Arbeitsverhältnisses und verursacht weitere Kosten.

Gemeinsam mit meinen Kolleginnen und Kollegen berate ich Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Mayen, Andernach, Mendig, Polch und dem gesamten Landkreis Mayen-Koblenz bei:

• der Vorbereitung von Kündigungen, Abmahnungen und bEM-Verfahren einschließlich eines rechtssicheren Zustellkonzepts,
• der Prüfung, ob Kündigungsfristen und Sonderkündigungsschutz eingehalten sind,
• der Gestaltung von Aufhebungs- und Abwicklungsverträgen,
• der Erhebung und Abwehr von Kündigungsschutzklagen vor dem Arbeitsgericht,
• der Überprüfung bestehender Abläufe in Personalabteilung und Geschäftsleitung,
• der Kündigung und Abberufung von Geschäftsführern sowie der Zustellung gesellschaftsrechtlicher Erklärungen, etwa Einladungen zur Gesellschafterversammlung.

Weitere Beiträge finden Sie unter Rechts-Tipps zum Arbeitsrecht, einen Überblick über unsere Beratungsfelder in unserer Leistungsübersicht.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist eine Kündigung per Einwurf-Einschreiben unwirksam?

Nein. Die Kündigung wird wirksam, wenn sie tatsächlich in den Briefkasten gelangt. Das Problem liegt beim Beweis: Bestreitet der Empfänger den Zugang, reicht das Einwurf-Einschreiben im heutigen Scan-Verfahren nach dem BAG-Urteil vom 07.05.2026 (2 AZR 184/25) allein nicht als Nachweis.

Reichen Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus als Nachweis?

Nein. Einlieferungsbeleg und Online-Sendungsstatus begründen keinen Anscheinsbeweis für den Zugang. Auch ein Auslieferungsbeleg aus dem Scan-Verfahren genügt nach der aktuellen Rechtsprechung nicht.

Wie stelle ich eine Kündigung am sichersten zu?

Am sichersten sind die persönliche Übergabe unter Zeugen, der Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt des Schreibens kennt und den Einwurf protokolliert, oder die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher.

Kann ich eine Kündigung per E-Mail oder WhatsApp aussprechen?

Nein. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf nach § 623 BGB der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, Messenger oder Fax ist unwirksam.

Wann beginnt die Frist für die Kündigungsschutzklage?

Die dreiwöchige Klagefrist nach § 4 KSchG beginnt mit dem Zugang der schriftlichen Kündigung. Wird ein Brief zu einer üblichen Zustellzeit in den Briefkasten eingeworfen, geht er grundsätzlich noch am selben Tag zu.

Gilt das Urteil auch für Kündigungen von Mietverträgen?

Die Ausführungen zum Anscheinsbeweis betreffen das Zustellverfahren der Post und lassen sich auf andere Rechtsgebiete übertragen. Auch Vermieter und Mieter sollten wichtige Erklärungen daher auf einem nachweisbaren Weg zustellen.

Ihr Ansprechpartner in Mayen

Sie möchten als Arbeitgeber eine Kündigung oder Abmahnung aussprechen und sicher zustellen? Oder haben Sie eine Kündigung erhalten und möchten prüfen lassen, ob sie wirksam ist? Ich berate Sie zügig – bitte denken Sie an die dreiwöchige Klagefrist.

RA Dr. Jens Sebastian Groh Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Fachanwalt für Erbrecht Walek Rechtsanwälte Partnerschaft, Mayen Telefon: 02651 98 90 77 E-Mail: groh@walek-rechtsanwaelte.de

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