Dr. Jens Sebastian Groh, Rechtsanwalt, Walek Rechtsanwälte Mayen

Die Digitalisierung hat die Geschäftskommunikation grundlegend verändert. Verträge werden per E-Mail verhandelt, Angebote digital verschickt, Bestellungen per Klick ausgelöst. Da liegt es nahe zu fragen: Kann ein Arbeitsverhältnis eigentlich auch per E-Mail gekündigt werden? Schließlich lässt sich das Kündigungsschreiben problemlos eigenhändig unterschreiben, einscannen und als PDF-Anlage versenden.

Die Antwort des deutschen Arbeitsrechts ist eindeutig – und wird in der Praxis regelmäßig unterschätzt: Nein. Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses per E-Mail ist unwirksam. Dies gilt selbst dann, wenn das Kündigungsschreiben zuvor im Original eigenhändig unterschrieben, eingescannt und als Dateianhang beigefügt wurde. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesem Fall fort, als ob die Kündigung nie ausgesprochen worden wäre.

Als Rechtsanwalt in Mayen berate ich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in der Region Mayen, Andernach, Mendig, Polch und dem Landkreis Mayen-Koblenz zu allen Fragen rund um die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Im Folgenden erläutere ich die gesetzlichen Anforderungen, die aktuelle Rechtsprechung – und welche Konsequenzen eine formwidrige Kündigung für beide Seiten hat.

1. Das Gesetz ist eindeutig: § 623 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus

Die gesetzliche Grundlage ist knapp formuliert, aber unmissverständlich. § 623 BGB lautet:

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“

Der Gesetzgeber hat damit zwei Anforderungen aufgestellt, die kumulativ erfüllt sein müssen:

• Schriftform nach § 126 BGB: Das Kündigungsschreiben muss als körperliche Urkunde existieren und vom Kündigenden eigenhändig mit Namensunterschrift unterzeichnet sein – im Volksmund die sogenannte „Unterschrift in nasser Tinte“ oder „wet ink“.
• Zugang des Originals: Dem Empfänger muss das Original des unterschriebenen Kündigungsschreibens zugehen. Eine Kopie, ein Scan, ein Fax oder eine digitale Übermittlung genügt nicht.

Und der Gesetzgeber hat ausdrücklich klargestellt: Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Das ist kein Versehen und keine Regelungslücke. Der Ausschluss der elektronischen Form ist bewusst gewählt worden, um dem besonderen Schutzbedürfnis der Arbeitnehmer bei der Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses Rechnung zu tragen. Die Kündigung soll authentisch, nachweisbar und bewusst erfolgen – und der Empfänger soll auf den ersten Blick erkennen können, dass es sich um eine echte, ernsthaft erklärte Kündigung handelt.

Dieses Schriftformerfordernis ist eine zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung, die weder durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung noch durch Tarifvertrag abbedungen werden kann. Beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – sind gleichermaßen daran gebunden.

2. Was genügt nicht – eine Übersicht

In der Praxis begegnen mir immer wieder dieselben Konstellationen, die sämtlich die Formvorschrift des § 623 BGB nicht erfüllen:

• E-Mail mit eingescanntem, unterschriebenem Kündigungsschreiben als PDF-Anhang – unwirksam. Dem Empfänger geht lediglich eine digitale Kopie zu, nicht das Original.
• E-Mail mit maschinell erstelltem Text und elektronischer Signatur – unwirksam. § 623 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus; selbst eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB genügt nicht, weil § 623 BGB diese Möglichkeit gerade nicht eröffnet.
• Fax – unwirksam. Auch beim Fax geht beim Empfänger lediglich eine fernkopierte Reproduktion des Originals ein, nicht das Original selbst.
• WhatsApp, SMS, Messenger-Dienste – unwirksam. Gleiches gilt für Fotos einer unterschriebenen Kündigung, die über Messenger-Dienste übermittelt werden.
• Mündliche Kündigung – unwirksam. „Sie sind entlassen“ im Personalgespräch oder am Telefon mag emotional wirkungsvoll sein – rechtlich beendet es das Arbeitsverhältnis nicht.
• De-Mail oder E-Postbrief – unwirksam. Diese Dienste erfüllen zwar erhöhte Sicherheitsanforderungen, sind aber gleichwohl elektronische Kommunikationsformen und damit von § 623 BGB ausgeschlossen.

3. Aktuelle Rechtsprechung: Gerichte urteilen konsequent

Die Rechtsprechung ist zu dieser Frage einheitlich und konsequent. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat bereits in seiner Grundsatzentscheidung (BAG NZA 2022, 1333) klargestellt, dass eine Kündigung per E-Mail wegen Verstoßes gegen § 623 BGB unwirksam ist.

Das Hessische Landesarbeitsgericht hat dies in einer jüngeren Entscheidung (HessLAG BeckRS 2023, 28831; mit Anmerkung Schunder/Löbl, NZA-RR 2024, 54) nochmals ausdrücklich bestätigt: Auch ein im Original unterschriebenes, dann eingescanntes und als E-Mail-Anlage versandtes Kündigungsschreiben genügt den Formanforderungen des § 623 BGB nicht. Der Empfänger erhält in diesem Fall keine Originalurkunde, sondern lediglich eine digitale Reproduktion – das reicht nicht.

Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz hat diese Linie konsequent auch auf moderne Kommunikationswege erstreckt (LAG RhPf BeckRS 2022, 44011): Eine Kündigung, die als Foto eines im Original unterschriebenen Schreibens per WhatsApp übermittelt wird, ist ebenfalls unwirksam. Die räumliche Nähe zu Rheinland-Pfalz macht diese Entscheidung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Mayen, Andernach, Mendig und dem Landkreis Mayen-Koblenz besonders relevant.

4. Was bedeutet Formunwirksamkeit konkret?

Eine Kündigung, die den Formanforderungen des § 623 BGB nicht genügt, ist nach § 125 Satz 1 BGB nichtig – von Anfang an und ohne dass es einer Anfechtung oder eines Widerspruchs bedürfte. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesem Fall unverändert fort.

Für Arbeitnehmer bedeutet dies: Geht eine formwidrige Kündigung zu – etwa per E-Mail oder WhatsApp – läuft die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG (Kündigungsschutzgesetz) nicht an. Der Mangel der gesetzlich vorgeschriebenen Form kann zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden, da die Drei-Wochen-Frist erst mit Zugang einer wirksamen schriftlichen Kündigung beginnt.

Für Arbeitgeber bedeutet dies: Wer meint, das Arbeitsverhältnis per E-Mail beendet zu haben, und den Arbeitnehmer daraufhin nicht mehr beschäftigt, riskiert Annahmeverzugslohn (§ 615 BGB). Der Arbeitnehmer hat weiterhin Anspruch auf sein Gehalt – für jeden Monat, in dem er nicht ordnungsgemäß beschäftigt und entlohnt wird.

Achtung für Arbeitgeber: Selbst wenn der Arbeitnehmer eine formwidrige Kündigung zunächst widerspruchslos hinnimmt und nicht mehr zur Arbeit erscheint, kann er sich noch Monate später auf die Unwirksamkeit der Kündigung berufen. Eine Heilung des Formmangels durch konkludentes Verhalten ist nach § 623 BGB nicht möglich.

5. Wie muss eine wirksame Kündigung zugestellt werden?

Damit eine Kündigung wirksam wird, muss dem Empfänger das Original des eigenhändig unterschriebenen Kündigungsschreibens zugehen (§ 130 Abs. 1 BGB). Zugegangen ist eine Erklärung, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter normalen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.

In der Praxis kommen hierfür folgende Wege in Betracht:

• Persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung – dies ist der sicherste Weg, weil Zugang und Zugangszeitpunkt zweifelsfrei belegt werden können.
• Übergabe durch einen Boten – der Bote sollte kein Empfangsbevollmächtigter des Empfängers sein; er muss das Schreiben in den Machtbereich des Empfängers bringen (z. B. Einwurf in den Briefkasten). Zugangszeitpunkt ist dann der Zeitpunkt des Einwurfs, sofern dieser zu üblichen Postzeiten erfolgt.
• Einwurfeinschreiben – beim Einwurfeinschreiben wird der Einwurf durch die Post dokumentiert; die Beweissituation ist günstiger als beim normalen Brief, aber kein Ersatz für eine persönliche Übergabe.
• Achtung bei „Einschreiben mit Rückschein“: Ist der Empfänger nicht angetroffen, hinterlässt die Post lediglich eine Benachrichtigung; der Brief liegt dann im Postamt. Der Zugang tritt in diesem Fall erst mit Abholung ein – oder gar nicht, wenn der Brief nicht abgeholt wird.

Für Arbeitgeber empfiehlt sich aus Beweisgründen die persönliche Übergabe mit schriftlicher Empfangsbestätigung oder – sofern keine persönliche Übergabe möglich ist – das Einwurfeinschreiben in Kombination mit einer Boten-Übergabe.

6. Was gilt für den Aufhebungsvertrag?

§ 623 BGB erfasst nicht nur die einseitige Kündigung, sondern ausdrücklich auch den Auflösungsvertrag (Aufhebungsvertrag): Auch dieser muss schriftlich – also mit eigenhändiger Unterschrift beider Parteien auf einer körperlichen Urkunde – abgeschlossen werden. Ein mündlich vereinbarter Aufhebungsvertrag ist ebenso unwirksam wie eine per E-Mail ausgesprochene Kündigung. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesem Fall zu unveränderten Bedingungen fort.

7. Ausblick: Kommt die digitale Kündigung?

In der rechtspolitischen Diskussion wird seit einiger Zeit erwogen, das Schriftformerfordernis für arbeitsrechtliche Kündigungen zu lockern. Im internationalen Vergleich ist das deutsche Formerfordernis tatsächlich eine Besonderheit. Nach derzeit geltendem Recht bleibt es jedoch dabei: Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist nur mit dem eigenhändig unterschriebenen Originaldokument wirksam. Eine Gesetzesänderung, die die elektronische Form zulässt, ist bisher nicht in Kraft getreten. Bis dahin gilt das Gebot der körperlichen Schriftform uneingeschränkt.

8. Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Für Arbeitgeber

• Stellen Sie sicher, dass das Kündigungsschreiben von der zur Kündigung berechtigten Person im Original eigenhändig unterzeichnet wird.
• Übergeben Sie das Kündigungsschreiben persönlich gegen Empfangsbestätigung oder lassen Sie es durch einen zuverlässigen Boten in den Briefkasten einwerfen – jeweils zu nachweisbaren Zeiten.
• Dokumentieren Sie den Zugang sorgfältig; lassen Sie sich die Übergabe schriftlich quittieren.
• Prüfen Sie vor Ausspruch der Kündigung, ob eine Betriebsratsanhörung nach § 102 BetrVG erforderlich ist. Eine fehlende oder fehlerhafte Betriebsratsanhörung macht die Kündigung unabhängig von der Formfrage unwirksam.
• Versenden Sie das Kündigungsschreiben unter keinen Umständen vorab per E-Mail, WhatsApp oder Fax – auch nicht „zur Information“. Damit läuft die Kündigungsfrist nicht an, und der Arbeitnehmer kennt nun Ihren Kündigungstermin.

Für Arbeitnehmer

• Erhalten Sie eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder mündlich: Reagieren Sie nicht so, als ob die Kündigung wirksam wäre. Erscheinen Sie weiterhin zur Arbeit oder stellen Sie zumindest Ihre Arbeitskraft zur Verfügung.
• Weisen Sie den Arbeitgeber umgehend schriftlich darauf hin, dass die Kündigung die gesetzliche Schriftform nicht einhält und daher unwirksam ist.
• Lassen Sie die Situation unverzüglich anwaltlich prüfen. Auch wenn die Drei-Wochen-Klagefrist bei formwidrigen Kündigungen nicht läuft, sollte kein unnötiger Zeitverlust entstehen.
• Bewahren Sie alle digitalen Nachrichten, E-Mails, Screenshots und sonstigen Belege über die vermeintliche Kündigung sorgfältig auf – sie sind im Streitfall wertvolle Beweismittel.

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RA Dr. Jens Sebastian Groh
Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht
Fachanwalt für Erbrecht
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