Dr. Jens Sebastian Groh, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Erbrecht.
Ein neuer Firmenname ist beschlossen, der Notar hat den Gesellschafterbeschluss beurkundet, das Registergericht hat die Eintragung vorgenommen – und nun? Für viele Geschäftsführer von GmbHs in Mayen, Andernach, Mendig, Polch und dem gesamten Landkreis Mayen-Koblenz stellt sich in diesem Moment eine Frage, die häufig unterschätzt wird: Ab welchem Zeitpunkt müssen sämtliche Geschäftspapiere den neuen Firmennamen tragen? Gibt es eine Übergangsfrist, innerhalb derer das alte Briefpapier noch aufgebraucht werden darf? Und welche Konsequenzen drohen, wenn das Unternehmen weiterhin unter der alten Bezeichnung auftritt?
Diese Fragen betreffen den Kernbereich des § 35a GmbHG – einer Vorschrift, die in der Praxis überraschend häufig Anlass zu Beanstandungen, Zwangsgeldverfahren und zivilrechtlichen Auseinandersetzungen gibt. Als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht in Mayen berate ich Geschäftsführer und Gesellschafter bei der rechtssicheren Gestaltung einer Umfirmierung – von der Beschlussfassung über die Handelsregistereintragung bis zur vollständigen Aktualisierung aller Geschäftsdokumente.
§ 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG (Auszug)„Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer […] angegeben werden.“
§ 35a GmbHG verpflichtet die Geschäftsführer einer GmbH, auf sämtlichen an einen bestimmten Empfänger gerichteten Geschäftsbriefen – gleichviel welcher Form – eine festgelegte Mindestinformation über die Gesellschaft zu veröffentlichen. Die Vorschrift dient dem Schutz des Rechtsverkehrs: Vertragspartner, Gläubiger und Behörden sollen auf einen Blick erkennen können, mit welcher Gesellschaft sie es zu tun haben, wo diese ihren Sitz hat und unter welcher Registernummer sie im Handelsregister geführt wird.
Die Pflichtangaben nach § 35a Abs. 1 GmbHG umfassen:
Was viele nicht wissen: Der Begriff „Geschäftsbriefe“ ist sehr weit zu verstehen. Er erfasst nicht nur klassisches Briefpapier, sondern auch Rechnungen, Lieferscheine, Bestellscheine, E-Mail-Signaturen, Faxschreiben und alle sonstigen geschäftlichen Korrespondenzformate, die an einen bestimmten Empfänger adressiert sind. Werbematerial, das an eine unbestimmte Vielzahl von Empfängern gerichtet wird (z. B. Flyer, Prospekte), fällt hingegen grundsätzlich nicht unter § 35a GmbHG – wohl aber das Impressum nach § 5 TMG, das bei jeder wesentlichen Änderung unverzüglich anzupassen ist.
Hinweis für die Praxis: Besonders im geschäftlichen Alltag wird die E-Mail-Signatur häufig vergessen. Auch sie gilt nach § 35a GmbHG als Geschäftsbrief, soweit sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – ein Versäumnis, das schnell zum Gegenstand einer Beanstandung werden kann.
Eine Umfirmierung bezeichnet die Änderung der im Handelsregister eingetragenen Firma einer Gesellschaft – also ihres Namens. Bei der GmbH ist dafür ein Gesellschafterbeschluss mit notarieller Beurkundung (§ 53 Abs. 1 und 2 GmbHG) sowie die anschließende Anmeldung beim Handelsregister erforderlich. Die bloße Beschlussfassung genügt nicht: Die Umfirmierung entfaltet ihre Rechtswirksamkeit ausschließlich durch die konstitutive Eintragung im Handelsregister (§ 54 Abs. 3 GmbHG). Erst in diesem Moment ist die Gesellschaft nach außen hin unter dem neuen Namen verpflichtet und berechtigt – vorher führt die GmbH ihren alten Namen weiter, auch wenn intern bereits alles vorbereitet ist.
Diese Zweistufigkeit – Beschluss und Eintragung – hat unmittelbare Konsequenzen für die Frage, ab wann die Pflicht zur Aktualisierung der Geschäftspapiere greift.
Praxishinweis – Zeitplanung: Die Eintragung durch das Registergericht erfolgt in der Regel innerhalb weniger Wochen nach notarieller Anmeldung. Für Unternehmen in Mayen, Andernach und dem Landkreis Mayen-Koblenz ist das zuständige Registergericht das Amtsgericht Koblenz. Es empfiehlt sich dringend, neue Geschäftspapiere bereits vor der erwarteten Eintragung zu produzieren, damit diese am Tag der Eintragung sofort eingesetzt werden können.
Die Antwort ist eindeutig: Die Pflicht zur Verwendung des neuen Firmennamens auf allen Geschäftspapieren im Sinne des § 35a GmbHG beginnt mit dem Tag der Eintragung der Umfirmierung im Handelsregister – und zwar sofort und ohne jede Toleranzfrist.
Mit der Eintragung ist die Umfirmierung nach außen rechtswirksam. Ab diesem Moment führt die Gesellschaft ausschließlich unter der neuen Firma. Das Verwenden des alten Firmennamens auf Geschäftsbriefen, Rechnungen oder sonstigen Korrespondenzformen begründet ab diesem Zeitpunkt einen Verstoß gegen § 35a GmbHG.
⚠ Achtung: Es gibt keine gesetzliche Übergangsfrist, innerhalb derer das alte Briefpapier noch aufgebraucht werden dürfte. Wer nach Eintragung der Umfirmierung weiterhin Korrespondenz unter dem alten Namen versendet, riskiert ein Zwangsgeldverfahren durch das Registergericht sowie zivilrechtliche Haftungsrisiken.
Bestehende Verträge, die unter dem alten Firmennamen abgeschlossen wurden, bleiben in vollem Umfang rechtsgültig. Die Umfirmierung berührt die Identität und Rechtspersönlichkeit der GmbH nicht; sie ist dieselbe Gesellschaft, nur unter anderem Namen. Eine Anpassung bestehender Vertragswerke ist daher gesellschaftsrechtlich nicht zwingend erforderlich – empfehlenswert ist sie zur Klarheit im Rechtsverkehr gleichwohl. Für Neukorrespondenz – also alle nach Eintragung der Umfirmierung ausgehenden Schriftstücke an bestimmte Empfänger – gilt demgegenüber ab sofort die Pflicht zur Verwendung des neuen Firmennamens.
Besondere Aufmerksamkeit verdient das Rechnungswesen. Eine Rechnung, die nach der Umfirmierung noch den alten Firmennamen trägt, verstößt nicht nur gegen § 35a GmbHG, sondern kann auch umsatzsteuerrechtliche Konsequenzen haben: Der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger setzt gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG voraus, dass die Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers enthält – also die zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gültige, im Handelsregister eingetragene Firma. Wird eine Rechnung mit dem alten Firmennamen ausgestellt, obwohl die Umfirmierung bereits eingetragen ist, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger führen und eine Rechnungskorrektur erforderlich machen.
Weder § 35a GmbHG noch eine andere Vorschrift des GmbH-Rechts oder des Handelsrechts sieht eine Übergangsfrist für die Aktualisierung der Geschäftspapiere nach einer Umfirmierung vor. Es existiert auch keine gesicherte Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, die eine solche Frist gewohnheitsrechtlich anerkannt hätte.
Vereinzelt wird in der Literatur die praktische Überlegung diskutiert, ob ein kurzfristiger organisatorischer Aufwand beim Drucken neuer Unterlagen eine gewisse Toleranz rechtfertige. Diese Überlegung hat indes keine gesetzliche Grundlage und trägt das Risiko, dass das Registergericht sie nicht teilt. Wer sich darauf verlässt, handelt auf eigenes Risiko.
Fazit: Es gilt das Prinzip der Sofortpflicht. Ab dem Tag der Handelsregistereintragung der Umfirmierung ist ausschließlich der neue Firmenname zu verwenden. Ein „Aufbrauchen“ alter Briefbögen, Visitenkarten oder vorgedruckter Rechnungsformulare ist rechtlich nicht zulässig.
§ 79 Abs. 1 GmbHG ermächtigt das Registergericht, Geschäftsführer, die ihren Pflichten aus § 35a GmbHG nicht nachkommen, durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. Das einzelne Zwangsgeld darf den Betrag von 5.000 Euro nicht übersteigen. Es kann wiederholt festgesetzt werden, bis die Pflicht erfüllt ist. Die Festsetzung kann von jedem durch eine Anzeige beim Registergericht angestoßen werden.
Verstöße gegen die Pflichtangabenpflicht des § 35a GmbHG können im Einzelfall auch zivilrechtliche Folgen zeitigen. So ist anerkannt, dass fehlerhafte oder fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen im Streitfall zur Ablehnung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger führen und damit zu Schadensersatzansprüchen gegenüber der ausstellenden GmbH Anlass geben können.
Unternehmen mit Niederlassung in Mayen, Mendig, Andernach, Polch oder andernorts im Landkreis Mayen-Koblenz können zudem nach den gewerberechtlichen Vorschriften angehalten werden, die Gewerbeummeldung nach einer Umfirmierung unverzüglich vorzunehmen (§ 14 GewO). Das Versäumnis der Ummeldung ist bußgeldbewehrt.
Die Aktualisierung der Geschäftspapiere ist nur ein Baustein im Gesamtprozess einer Umfirmierung. In der Praxis sind darüber hinaus folgende Schritte erforderlich:
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Eine Umfirmierung wirkt auf den ersten Blick wie ein überschaubarer Verwaltungsakt. Tatsächlich handelt es sich um einen mehrstufigen Rechtsvorgang, der – wenn er nicht sorgfältig durchgeführt wird – zu einer Reihe von Folgeproblemen führen kann: vom Zwangsgeldverfahren des Registergerichts über umsatzsteuerrechtliche Beanstandungen bis hin zu markenrechtlichen Kollisionen oder Haftungsrisiken aus fehlerhaften Rechnungen.
Als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht begleite ich GmbHs und ihre Geschäftsführer in der Region Mayen, Andernach, Mendig, Polch und dem gesamten Landkreis Mayen-Koblenz bei:
Sie planen eine Umfirmierung Ihrer GmbH oder haben nach einer bereits eingetragenen Umfirmierung Fragen zur Umsetzung? Ich berate und begleite Sie rechtssicher durch den gesamten Prozess – von der Beschlussfassung bis zur vollständigen Aktualisierung aller Geschäftsdokumente.
RA Dr. Jens Sebastian GrohFachanwalt für Handels- und GesellschaftsrechtFachanwalt für ErbrechtWalek Rechtsanwälte Partnerschaft, MayenTelefon: 02651 98 90 77E-Mail: groh@walek-rechtsanwaelte.de
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