Dr. Jens Sebastian Groh, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Erbrecht.
Ein Schreiben eines Inkassounternehmens im Briefkasten – für viele Menschen ist das ein Moment der Verunsicherung. Nicht selten folgen Fragen wie diese: Bin ich tatsächlich etwas schuldig? Muss ich jetzt sofort zahlen? Was passiert, wenn ich das Schreiben ignoriere? Kann das Inkassounternehmen direkt eine Pfändung einleiten? Und was ist mit den geforderten Inkassokosten?
Diese Verunsicherung ist verständlich – zumal Inkassoschreiben oft in einem druckvollen Tonfall gehalten sind und Konsequenzen andeuten, die rechtlich so gar nicht zutreffen. Als Rechtsanwalt in Mayen berate ich regelmäßig Mandantinnen und Mandanten aus Mayen, Andernach, Mendig, Koblenz und ganz Rheinland-Pfalz, die ein Inkassoschreiben erhalten haben und nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen. Im Folgenden erläutere ich, was ein Inkassoschreiben rechtlich bedeutet, welche Rechte Sie als Empfänger haben – und wie Sie sich im Ernstfall schützen.
Ein Inkassoschreiben ist eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung, mit der ein Inkassounternehmen im Auftrag eines Gläubigers eine behauptete Forderung gegenüber einem Schuldner geltend macht. Das Inkassounternehmen wird dabei entweder bevollmächtigt, die Forderung einzuziehen, oder es hat die Forderung selbst angekauft und macht sie nun als neuer Forderungsinhaber geltend.
Nicht jeder darf gewerbsmäßig Inkassodienstleistungen erbringen. Nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) benötigt ein Inkassounternehmen eine Registrierung und muss persönliche Eignung, Zuverlässigkeit und Sachkunde nachweisen sowie eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 250.000 Euro unterhalten (§ 12 RDG). Seit dem 1. Januar 2025 ist die Aufsicht über alle registrierten Inkassodienstleister beim Bundesamt für Justiz (BfJ) zentralisiert worden.
Ob ein Inkassounternehmen ordnungsgemäß registriert ist, lässt sich im öffentlich einsehbaren Rechtsdienstleistungsregister unter www.rechtsdienstleistungsregister.de kostenlos überprüfen. Ein Schreiben eines nicht registrierten Unternehmens, das Inkassodienstleistungen erbringt, ist rechtlich mit größter Vorsicht zu behandeln.
Seit dem 1. Oktober 2021 schreibt § 13a Abs. 1 RDG umfangreiche Informations- und Darlegungspflichten für Inkassodienstleister vor, die gegenüber Verbrauchern – also Privatpersonen – tätig werden. Das erste Inkassoschreiben muss danach mindestens die folgenden Angaben enthalten:
Hinweis: Fehlen wesentliche Pflichtangaben nach § 13a RDG, ist das Inkassoschreiben fehlerhaft. Sie können die fehlenden Informationen anfordern – das Inkassounternehmen ist verpflichtet, diese unverzüglich nachzureichen. Verstöße gegen § 13a RDG können seit dem 1. Januar 2025 zudem mit einem Bußgeld nach § 20 RDG geahndet werden.
Zusätzlich haben Sie als Verbraucher auf Verlangen das Recht auf weitere Auskünfte, etwa zur Identität des ursprünglichen Vertragspartners, wenn die Forderung zwischenzeitlich abgetreten wurde (§ 13a Abs. 2 RDG).
Das Wichtigste vorab: Ein Inkassoschreiben ist keine gerichtliche Entscheidung und begründet keine unmittelbare Zahlungspflicht. Das Inkassounternehmen kann ohne einen vollstreckbaren Titel – also ohne ein rechtskräftiges Urteil oder einen Vollstreckungsbescheid – keine Zwangsvollstreckungsmaßnahmen einleiten. Drohungen mit sofortiger Kontopfändung, Lohnpfändung oder anderen Vollstreckungsmaßnahmen, die ohne vorherige gerichtliche Entscheidung angedroht werden, sind rechtlich unzulässig.
Bevor Sie irgendeine Zahlung leisten oder mit dem Inkassounternehmen in Kontakt treten, sollten Sie folgende Punkte sorgfältig prüfen:
Prüfen Sie, ob Sie tatsächlich in einem Vertragsverhältnis mit dem benannten Gläubiger stehen und ob die geltend gemachte Forderung dem Grunde und der Höhe nach berechtigt ist. Besondere Vorsicht ist geboten bei Forderungen aus angeblichen Abonnements, Gewinnspielverträgen oder anderen Verträgen, an deren Abschluss Sie sich nicht erinnern können. In Betracht kommt auch, dass Sie Opfer eines Identitätsmissbrauchs geworden sind – ein Fall, der in der Praxis keineswegs selten ist und den der BGH in einem aktuellen Urteil ausdrücklich angesprochen hat (vgl. BGH, Urteil vom 18.06.2025 – I ZR 99/24).
Inkassokosten können als Verzugsschaden nur dann verlangt werden, wenn Sie sich zum Zeitpunkt der Beauftragung des Inkassounternehmens bereits in Zahlungsverzug (§§ 280, 286 BGB) befanden. Voraussetzung ist in der Regel eine wirksame Mahnung oder das Überschreiten einer bestimmten Zahlungsfrist. Liegt kein wirksamer Verzug vor, entfällt dem Grunde nach der Anspruch auf Erstattung von Inkassokosten.
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt gemäß § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis von den anspruchsbegründenden Umständen hatte (§ 199 BGB). Wer ein Inkassoschreiben erhält, das eine mehrere Jahre alte Forderung betrifft, sollte die Verjährung stets prüfen lassen. Eine verjährte Forderung kann zwar noch geltend gemacht werden – Sie sind aber berechtigt, die Leistung dauerhaft zu verweigern (§ 214 BGB). Wichtig: Zahlen Sie nicht vorschnell – eine Zahlung kann als konkludentes Anerkenntnis gewertet werden und die Verjährung neu beginnen lassen.
Die Höhe der vom Inkassounternehmen verlangten Kosten ist gesetzlich begrenzt. Nach § 13e RDG können Inkassodienstleister nur Kosten bis zur Höhe verlangen, wie sie einem Rechtsanwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) zustehen würden. Seit einer Reform des RVG, die am 1. Juni 2025 in Kraft getreten ist, gelten neue Vergütungssätze. Für einfache Inkassofälle ist in der Regel eine reduzierte Geschäftsgebühr maßgeblich; eine höhere Gebühr (bis zur 1,3-fachen Gebühr) kommt nur bei besonders umfangreichen oder schwierigen Fällen in Betracht. Nicht zulässig sind Pauschalen oder sonstige Vergütungen, die im RVG keine Grundlage haben.
Mit Urteil vom 19. Februar 2025 (Az. VIII ZR 138/23) hat der BGH in einem Musterfeststellungsverfahren – angestrengt vom Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) – entschieden, dass Inkassokosten grundsätzlich auch dann als erstattungsfähiger Verzugsschaden verlangt werden können, wenn der mit der Forderungseinziehung beauftragte Inkassodienstleister ein konzernverbundenes Unternehmen des Gläubigers ist (sogenanntes Konzerninkasso). Maßgeblich ist nach § 280 Abs. 1 und 2, §§ 286, 249 Abs. 1 BGB, ob die Beauftragung aus Sicht des Gläubigers erforderlich und zweckmäßig war – was der BGH im Regelfall bejaht. Dies gilt nach der Entscheidung unabhängig von der internen Vergütungsstruktur zwischen Gläubiger und Inkassodienstleister.
Für Sie als Verbraucher bedeutet dies: Sie können Inkassokosten nicht allein deshalb ablehnen, weil das Inkassobüro zur gleichen Unternehmensgruppe wie der Gläubiger gehört. Entscheidend bleibt aber stets, ob die Hauptforderung und der Zahlungsverzug überhaupt bestehen – und ob die Kosten der Höhe nach den gesetzlichen Grenzen entsprechen.
Zahlen Sie nicht voreilig – insbesondere dann nicht, wenn Sie die Forderung nicht kennen oder anzweifeln. Ignorieren Sie das Schreiben aber auch nicht vollständig: Durch Untätigkeit riskieren Sie, dass das Inkassounternehmen oder der Gläubiger einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen und nach Titulierung vollstrecken.
Heben Sie das Inkassoschreiben sorgfältig auf und notieren Sie das Datum des Erhalts. Prüfen Sie, welche Zahlungsfrist gesetzt wurde. Handeln Sie innerhalb dieser Frist, um Konsequenzen zu vermeiden.
Prüfen Sie anhand der Pflichtangaben nach § 13a RDG, ob die Forderung nachvollziehbar begründet ist. Fordern Sie fehlende Informationen schriftlich nach. Ziehen Sie für diese Prüfung anwaltliche Hilfe hinzu, wenn Sie unsicher sind.
Erkennen Sie die Forderung als unberechtigt, legen Sie schriftlich Widerspruch ein. Das Schreiben sollte per Einwurfeinschreiben versandt werden und eine Begründung enthalten, warum Sie die Forderung ablehnen. Übersenden Sie es in Kopie auch direkt an den Gläubiger. Formulieren Sie klar, dass Sie die Forderung weder dem Grunde nach noch der Höhe nach anerkennen.
Erkennen Sie die Hauptforderung als berechtigt an, zahlen Sie möglichst kurzfristig, um weiteren Kostenzuwachs durch Verzugszinsen zu vermeiden. Sind Sie vorübergehend zahlungsunfähig, kann eine Ratenzahlungsvereinbarung in Betracht kommen. Beachten Sie dabei: Vor Abschluss einer solchen Vereinbarung muss das Inkassounternehmen Sie gemäß § 13a Abs. 3 RDG über die damit verbundenen Kosten aufklären. Nehmen Sie an einem Schuldanerkenntnis teil, verlieren Sie bestimmte Einwendungen – das Inkassounternehmen ist verpflichtet, Sie darüber zu informieren (§ 13a Abs. 4 RDG).
Es gibt Inkassounternehmen, die auf unlautere Methoden setzen. Folgende Warnsignale sollten Sie aufmerksam machen:
Bei konkreten Verstößen können Sie sich seit dem 1. Januar 2025 direkt beim Bundesamt für Justiz (BfJ) beschweren. Das BfJ kann Aufsichtsmaßnahmen bis hin zum Widerruf der Registrierung ergreifen.
Nicht selten beauftragen Gläubiger für das Inkasso unmittelbar einen Rechtsanwalt statt eines Inkassounternehmens. Ein anwaltliches Mahnschreiben hat eine höhere psychologische Wirkung – und rechtlich gilt: Die Kosten eines Rechtsanwalts sind als Verzugsschaden grundsätzlich erstattungsfähig, sofern der Gläubiger im Verzug geraten ist und die Beauftragung des Anwalts erforderlich und zweckmäßig war (BGH, Urteil vom 17.09.2015 – IX ZR 280/14, NJW 2015, 3793).
Auch hier gilt: Weder das Inkassounternehmen noch der beauftragte Rechtsanwalt können ohne einen gerichtlichen Titel vollstrecken. Das anwaltliche Inkassoschreiben ist zunächst nur eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung. Die richtigen Reaktionsschritte sind dieselben wie bei einem gewöhnlichen Inkassoschreiben.
Werden Sie selbst durch ein anwaltliches Schreiben aufgefordert, eine Forderung zu begleichen, die Sie für unberechtigt halten, sollten Sie umgehend anwaltliche Beratung in Anspruch nehmen. Je schneller Sie reagieren, desto besser lassen sich Kostennachteile vermeiden.
Die vorstehend beschriebenen gesetzlichen Informationspflichten nach § 13a RDG gelten nur zugunsten von Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB. Unternehmer, die ein Inkassoschreiben erhalten, genießen diesen besonderen gesetzlichen Schutz nicht. Das bedeutet: Die Frage, ob eine Forderung berechtigt ist und ob Inkassokosten erstattet werden müssen, richtet sich für Unternehmen nach den allgemeinen schuldrechtlichen Grundsätzen.
Als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht in Mayen berate ich auch Unternehmen, die mit Inkassoforderungen konfrontiert werden – sei es als Schuldner oder als Gläubiger, der eigene Forderungen professionell durchsetzen möchte. Einen Überblick über die handels- und gesellschaftsrechtlichen Leistungen der Kanzlei finden Sie unter Leistungen.
Viele Verbraucher und Unternehmen reagieren auf Inkassoschreiben aus Unsicherheit entweder gar nicht – oder zahlen sofort, ohne die Forderung zu prüfen. Beides kann teuer werden: Wer eine unberechtigte Forderung bezahlt, wird es kaum zurückerhalten. Wer nicht reagiert, riskiert die Titulierung durch Mahnbescheid, auf die sich dann eine Zwangsvollstreckung stützen lässt.
Eine frühzeitige Beratung durch einen Rechtsanwalt schützt Sie in mehrfacher Hinsicht: Sie erhalten eine klare Einschätzung, ob die Hauptforderung berechtigt ist, ob Verzug vorliegt, ob die Inkassokosten der Höhe nach korrekt sind – und ob eine Verjährungseinrede in Betracht kommt. Außerdem kann ein Anwalt im Bedarfsfall ein rechtssicheres Widerspruchsschreiben formulieren und Sie bei weitergehenden Schritten vertreten.
Weitere Informationen zu verwandten Themen finden Sie in unserem Bereich Aktuelles & Rechts-Tipps. Einen Überblick über alle Leistungen der Kanzlei bieten die Fachgebiete.
Wenn Sie ein Inkassoschreiben erhalten haben und nicht sicher sind, wie Sie reagieren sollen, stehe ich Ihnen als Ihr Rechtsanwalt in Mayen für eine schnelle und fundierte Ersteinschätzung zur Verfügung. Ich prüfe die Berechtigung der Forderung, die Ordnungsgemäßheit des Schreibens nach § 13a RDG, eine mögliche Verjährung sowie die Höhe der geforderten Inkassokosten – und erarbeite gemeinsam mit Ihnen die beste Reaktionsstrategie.
RA Dr. Jens Sebastian GrohFachanwalt für Handels- und GesellschaftsrechtFachanwalt für ErbrechtWalek Rechtsanwälte Partnerschaft, MayenTelefon: 02651 98 90 77E-Mail: groh(at)walek-rechtsanwaelte.de
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