Dr. Jens Sebastian Groh, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Erbrecht
Wächst ein Unternehmen, wächst auch der Bedarf, Verantwortung zu delegieren. Irgendwann kann oder will der Inhaber eines Handelsgeschäfts nicht mehr jede Entscheidung selbst treffen oder jede Urkunde persönlich unterschreiben. Das Handelsrecht kennt für diese Situation ein bewährtes Instrument: die Prokura. Sie ist die weitreichendste kaufmännische Vollmacht, die das deutsche Recht kennt – und genau deshalb birgt sie erhebliche Chancen, aber auch erhebliche Risiken. Als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht in Mayen berate ich regelmäßig Unternehmen aus dem Mittelstand, aus Handel, Handwerk und Gewerbe im Raum Mayen, Koblenz und der Eifel bei der Erteilung, Gestaltung und – wenn es nötig wird – beim Widerruf einer Prokura.
Im Folgenden erläutere ich, was die Prokura von anderen Vollmachten unterscheidet, wer sie erteilen darf, wie weit sie reicht und worauf Unternehmer besonders achten müssen.
Die Prokura ist eine gesetzlich geregelte Handlungsvollmacht nach §§ 48 ff. HGB. Ihr entscheidender Vorzug liegt darin, dass ihr Umfang gesetzlich zwingend festgelegt ist und gegenüber Dritten grundsätzlich nicht beschränkt werden kann (§ 50 HGB). Wer im Rechtsverkehr auf einen Prokuristen trifft, kann sich also darauf verlassen, was dieser darf – unabhängig davon, was intern zwischen Prokurist und Unternehmensinhaber vereinbart wurde.
Genau das ist der Zweck dieser besonderen Vollmachtsform: Der Rechtsverkehr im Handelsrecht verlangt nach Rechtssicherheit. Aus diesem Grund wird die Prokura im öffentlich zugänglichen Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht. Jeder Vertragspartner kann sich damit über den Umfang der Vertretungsmacht eines Prokuristen verlässlich informieren.
Von der Prokura zu unterscheiden ist die Handlungsvollmacht nach §§ 54 ff. HGB. Deren Umfang ergibt sich nicht aus dem Gesetz, sondern aus der Vollmachtserteilung selbst. Sie kann als General-Handlungsvollmacht (zum Betrieb des gesamten Handelsgewerbes), als Art-Handlungsvollmacht (für eine bestimmte Kategorie von Geschäften, etwa für einen Kassierer oder Verkäufer) oder als Spezial-Handlungsvollmacht (für einzelne Geschäfte) erteilt werden. Handlungsvollmachten werden nicht im Handelsregister eingetragen; ihr Umfang ergibt sich aus der Vollmachtsurkunde. Darüber hinaus gilt: Wer vom Unternehmer in eine Stellung eingesetzt wird, deren ordnungsgemäße Erfüllung nach der Verkehrsauffassung gewisse Vollmachten voraussetzt, gilt als bevollmächtigt – man spricht von der sogenannten Rechtsscheinhandlungsvollmacht, die etwa bei Ladenverkäufern oder Abschlussvertretern eine Rolle spielt.
Prokura erteilen kann ausschließlich der Inhaber des Handelsgeschäfts oder dessen gesetzlicher Vertreter. Bei einer GmbH ist das der Geschäftsführer, bei einer Aktiengesellschaft der Vorstand, bei einer OHG oder KG die persönlich haftenden Gesellschafter. Andere Personen – also auch ein bereits bestellter Prokurist selbst – sind zur Erteilung einer Prokura nicht befugt (§ 48 Abs. 1 HGB).
Bei einer GmbH ist im Innenverhältnis zudem die Zustimmung der Gesellschafterversammlung erforderlich, bevor der Geschäftsführer einen Prokuristen bestellen darf.
Prokurist kann nur eine natürliche Person sein. Juristischen Personen kann keine Prokura erteilt werden. Zugleich ist nicht jede natürliche Person prokura-fähig: Mitglieder des gesetzlichen Organs – also Geschäftsführer einer GmbH, Vorstandsmitglieder einer AG, persönlich haftende Gesellschafter einer oHG oder KG sowie Aufsichtsratsmitglieder – können nicht gleichzeitig Prokuristen desselben Unternehmens sein. Kommanditisten hingegen können jederzeit zum Prokuristen bestellt werden, ebenso Gesellschafter, die von der organschaftlichen Vertretung ausgeschlossen sind.
Die Prokura muss ausdrücklich erteilt werden – ein bloßes Dulden des Handelns des vermeintlichen Prokuristen reicht nicht aus. Eine mündliche Erteilung ist rechtlich möglich; in der Praxis empfiehlt sich aus Dokumentationsgründen aber stets die Schriftform. Die anschließende Anmeldung zum Handelsregister (§ 53 Abs. 1 HGB) ist zwar Pflicht, aber keine Wirksamkeitsvoraussetzung: Der Prokurist kann den Unternehmensinhaber bereits vertreten, bevor die Eintragung erfolgt ist.
Der Prokurist ist zu allen rechtsgeschäftlichen und prozessualen Handlungen bevollmächtigt, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 Abs. 1 HGB). Die Reichweite ist erheblich: Sie umfasst die Einstellung und Entlassung von Personal, die Aufnahme von Darlehen, das Unterzeichnen von Wechseln, den Abschluss und die Beendigung von Miet- und Pachtverträgen, die Errichtung von Zweigniederlassungen sowie die Klageerhebung und den Abschluss gerichtlicher Vergleiche.
Grenzen kennt die Prokura gleichwohl. Kraft Gesetzes ausgenommen sind:
Besonders praxisrelevant ist zudem das Verbot des Selbstkontrahierens und der Mehrfachvertretung nach § 181 BGB: Der Prokurist darf grundsätzlich keine Geschäfte abschließen, an denen er selbst auf der anderen Seite beteiligt ist, und er darf nicht gleichzeitig als Vertreter beider Vertragsparteien auftreten. Von diesen Verboten kann der Prokurist befreit werden; dies ist ausdrücklich zu vereinbaren und ebenfalls im Handelsregister einzutragen.
Da der Prokurist in fremdem Namen handelt, hat er mit der Firma und seinem eigenen Namen zu zeichnen – und dabei einen die Prokura andeutenden Zusatz hinzuzufügen (§ 51 HGB). Üblich ist der Zusatz „ppa“ (per procuram). Diese Kennzeichnungspflicht dient der Klarheit im Rechtsverkehr: Jeder Vertragspartner erkennt, dass er nicht mit dem Unternehmensinhaber selbst, sondern mit einem bevollmächtigten Vertreter kontrahiert.
Das Gesetz lässt einige mittelbare Gestaltungen zu, die den Handlungsspielraum des Prokuristen einschränken können – und die sämtlich im Handelsregister einzutragen sind:
Bei der echten Gesamtprokura darf der Prokurist nur gemeinsam mit einem anderen Prokuristen handeln. Die unechte Gesamtprokura sieht vor, dass er nur zusammen mit einem organschaftlichen Vertreter (z. B. dem Geschäftsführer) tätig werden darf. Beide Varianten setzen ein koordiniertes Vorgehen voraus und eignen sich als internes Kontrollmechanismus bei besonders weitreichenden Entscheidungen. Die Filialprokura schließlich beschränkt den Prokuristen auf den Betrieb einer von mehreren Zweigniederlassungen.
Darüber hinaus ist eine inhaltliche Beschränkung der Prokura gegenüber Dritten – wie bereits erwähnt – grundsätzlich nicht möglich (§ 50 HGB). Interne Weisungen an den Prokuristen binden ihn im Innenverhältnis, berühren die Wirksamkeit seiner Handlungen nach außen aber nicht.
Hier liegt ein in der Praxis häufig unterschätztes Risiko. Im Außenverhältnis – also gegenüber Dritten – kann der Prokurist den Unternehmensinhaber im gesetzlichen Umfang verpflichten. An dieser Bindungswirkung ändert auch eine interne Einschränkung nichts.
Im Innenverhältnis hingegen – also im Verhältnis zwischen Prokurist und Unternehmensinhaber – kann sehr wohl geregelt werden, was der Prokurist „darf“. Grundlage ist meist ein Arbeitsvertrag, in dem der Unternehmensinhaber kraft seines Direktionsrechts den Prokuristen anweisen kann, von seiner Vertretungsmacht nur in bestimmtem Rahmen Gebrauch zu machen. Verstößt der Prokurist gegen diese internen Bindungen, haftet er dem Unternehmensinhaber auf Schadensersatz. Gegenüber dem gutgläubigen Dritten bleiben seine Rechtsakte jedoch wirksam.
Eine Ausnahme gilt nur beim sogenannten Missbrauch der Vertretungsmacht: Wenn Prokurist und Dritter zum Nachteil des Unternehmens zusammenwirken oder sich dem Dritten der Missbrauch geradezu aufdrängen musste, kann die interne Beschränkung ausnahmsweise auch im Außenverhältnis wirken. Hier liegen die Hürgen hoch. Zudem ist diese Konstellation regelmäßig schwer zu beweisen.
Die Prokura ist damit ein Instrument, das „wie ein Blankoscheck“ wirkt. Man sollte sie nur demjenigen in die Hand geben, dem man vollständig vertraut.
Wurde die Prokura entgegen § 49 HGB mit einem unzulässigen inhaltlichen Beschränkungen erteilt, bleibt sie im gesetzlichen Umfang bestehen – die Beschränkung ist schlicht unwirksam.
War die Erteilung selbst fehlerhaft – etwa weil sie nicht durch den Geschäftsinhaber oder dessen gesetzlichen Vertreter oder nicht ausdrücklich vorgenommen wurde –, ist die Prokura insgesamt unwirksam. In den meisten Fällen wird sie dann in eine Handlungsvollmacht nach § 54 HGB umgedeutet. Ist die fehlerhafte Prokura gleichwohl im Handelsregister eingetragen, haftet das Unternehmen nach § 15 Abs. 3 HGB auf der Grundlage des Rechtsscheins: Es muss sich so behandeln lassen, als ob eine wirksame Prokura bestünde – es sei denn, der Vertragspartner hatte Kenntnis von der Unwirksamkeit.
Die Prokura erlischt in mehreren Konstellationen: automatisch mit Beendigung des zugrundeliegenden Grundverhältnisses (Arbeitsvertrag, Auftrag, Gesellschaftsverhältnis), durch jederzeitigen Widerruf ohne Angabe von Gründen (§§ 168 S. 2 BGB, 52 Abs. 1 HGB), durch Tod des Prokuristen, durch Eröffnung der Insolvenz über das Betriebsvermögen des Geschäftsinhabers sowie bei Veräußerung des Handelsgeschäfts an einen Erwerber, der den Prokuristen nicht übernimmt.
Bemerkenswert: Der Tod des Geschäftsinhabers führt gemäß § 52 Abs. 3 HGB gerade nicht zum Erlöschen der Prokura. Dies ist insbesondere im Kontext der Unternehmensnachfolge von erheblicher praktischer Bedeutung: Der Prokurist kann auch nach dem Erbfall weiterhin für das Unternehmen tätig werden, was Erben bisweilen unangenehm überrascht.
Das Erlöschen der Prokura ist unverzüglich zum Handelsregister anzumelden. Unterbleibt dies, muss der Unternehmensinhaber eine im Handelsregister eingetragene, aber bereits erloschene Prokura im Außenverhältnis gegen sich gelten lassen.
Die Erteilung einer Prokura ist keine Routineangelegenheit, die sich mit einem Formular erledigen lässt. Sie ist eine weitreichende rechtliche Entscheidung, die sorgfältig vorbereitet werden muss. Die Fragen, die dabei zu klären sind, reichen von der Auswahl der geeigneten Prokuraform über die gesellschaftsrechtlich erforderlichen Zustimmungen bis hin zur Ausgestaltung des Arbeitsvertrags, der Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot und dem richtigen Zeitpunkt der Handelsregistereintragung.
Ebenso wichtig ist die Frage, wann und wie eine Prokura widerrufen wird – insbesondere bei Trennungen im Streit, bei drohender Insolvenz oder im Rahmen der Unternehmensnachfolge. Ein nicht rechtzeitig zur Löschung angemeldetes Erlöschen kann das Unternehmen teuer zu stehen kommen.
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Wenn Sie die Erteilung einer Prokura planen, eine bestehende Prokura überprüfen oder widerrufen möchten, oder wenn Sie im Zusammenhang mit einer erteilten Prokura mit Haftungsfragen konfrontiert werden, stehe ich Ihnen als Ihr Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht in Mayen zur Verfügung. Gemeinsam analysieren wir Ihren konkreten Sachverhalt, prüfen die gesellschaftsrechtlichen Voraussetzungen und entwickeln eine Lösung, die Ihr Unternehmen sicher und rechtssicher aufstellt.
RA Dr. Jens Sebastian GrohFachanwalt für Handels- und GesellschaftsrechtFachanwalt für ErbrechtWalek Rechtsanwälte Partnerschaft, MayenTelefon: 02651 98 90 77E-Mail: groh(at)walek-rechtsanwaelte.de
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