Arbeitsrechtlicher Vortrag zum Mandantenseminar 2015

 

Formalien der Kündigung

 

Schriftform und Zugang –

 

Rechtsanwalt Udo Barg
Fachanwalt für Arbeitsrecht

 

 

A. Einführung

Nahezu jeder Arbeitgeber kommt irgendwann in die Situation, einem Mitarbeiter – aus den unterschiedlichsten Gründen – kündigen zu müssen. Da fast jeder Arbeitnehmer gegen eine Kündigung Kündigungsschutzklage zum Arbeitsgericht erhebt und die Gerichte zwangsläufig prüfen müssen, ob die gesetzlichen Formalien der Kündigung eingehalten sind und die Kündigung (gegebenenfalls rechtzeitig) zugegangen ist, ist es für den Arbeitgeber absolut wichtig, diese Formalien penibel einzuhalten.

Ansonsten drohen im Verlaufe des Kündigungsschutzprozesses erhebliche Abfindungszahlungen.

 

B. Schriftform

Seit dem 01.05.2000 bedarf jede Kündigung des Arbeitsverhältnisses gemäß § 623 BGB zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

Die Kündigung muss daher in der Form des § 126 BGB erfolgen, d.h. das Kündigungsschreiben muss vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein.

 

Erforderlich ist, dass

 

  • die Kündigung in einer Urkunde niedergelegt ist,

  • die Unterschrift die voranstehende Kündigungserklärung deckt, deshalb unterhalb des Textes steht und sie räumlich abschließt,

  • die Namensunterschrift die Person des Ausstellers erkennbar macht,

  • der Aussteller die Kündigung eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet.

 

Dementsprechend ist das Aufbringen lediglich eines Stempels, eines Faksimile oder anderer technischer Hilfsmittel nicht ausreichend.

Insbesondere ist es auch nicht ausreichend, dass der Ausstellende die Kündigung lediglich mit einer Paraphe versieht. Es muss sich um eine vollständige Unterschrift handeln.

 

Eine Kündigung mittels Telegramm, Telefax oder E-Mail genügt nicht.

Es genügt auch nicht, wenn die Kündigung nur mit einer eingescannten Unterschrift versehen ist.

 

Lediglich in ganz seltenen, absoluten Ausnahmefällen kann die Berufung auf die Nichteinhaltung der Schriftform ausnahmsweise eine unzulässige Rechtsausübung darstellen.

Dies gilt jedoch nur dann, wenn es nach den Beziehungen der Parteien und den gesamten Umständen mit Treu und Glauben unvereinbar wäre, das Rechtsgeschäft am Formmangel scheitern zu lassen; das Ergebnis muss für die Partei nicht nur hart, sondern schlechthin untragbar sein.

 

C. Erklärungsinhalt

Aus der Kündigung muss klar hervorgehen, dass das Arbeitsvertragsverhältnis tatsächlich beendet werden soll. Insbesondere ist daher auch eine Angabe dazu erforderlich, zu welchem Zeitpunkt die Kündigung Wirkung entfalten soll.

 

I.

Eine fristgerechte Kündigung sollte wie folgt formuliert werden:

 

Sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau ....,

 

hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum nächst möglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der Ablauf des ...... (Datum des Ablaufs der jeweiligen Kündigungsfrist eintragen).

 

Wir weisen außerdem vorsorglich darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, sich unmittelbar nach Erhalt dieser Kündigung bei der für Sie zuständigen Agentur für Arbeit zu melden, um etwaige Rechtsnachteile beim Arbeitslosengeldbezug zu vermeiden.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

Unterschrift des Arbeitgeber

 

II.

Eine fristlose Kündigung sollte wie folgt formuliert werden:

 

Sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau .....,

 

hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsvertragsverhältnis fristlos.

 

Rein vorsorglich und hilfsweise kündigen wir dieses bestehende Arbeitsvertragsverhältnis hiermit auch ordentlich und fristgerecht zum nächst möglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unseren Berechnungen der Ablauf des ........ (Datum des Ablaufs der jeweiligen ordentlichen Kündigungsfrist eintragen).

 

Wir weisen außerdem vorsorglich darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, sich unmittelbar nach Erhalt dieser Kündigung bei der für Sie zuständigen Agentur für Arbeit zu melden, um etwaige Rechtsnachteile beim Arbeitslosengeldbezug zu vermeiden.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

Unterschrift des Arbeitgeber

 

III.

Die Angabe eines Kündigungsgrundes ist grundsätzlich nicht Wirksamkeitsvoraussetzung und damit auch nicht erforderlich.

Deshalb empfehle ich, grundsätzlich keinen Kündigungsgrund in der Kündigung anzugeben.

 

Allerdings muss bei der Kündigung eines Berufsausbildungsverhältnisses gemäß § 15 Abs. 3 BBiG ein Kündigungsgrund angegeben werden.

Außerdem muss gemäß § 9 Abs. 3 MuSchG der Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben angegeben werden, wenn eine Schwangere aus wichtigem Grund mit Zustimmung der zuständigen obersten Landesbehörde gekündigt wird.

 

IV.

Die Kündigung muss darüber hinaus von einer Person ausgesprochen werden, die auch zum Ausspruch der Kündigung berechtigt ist.

 

Dies ist bei einer Einzelfirma immer der Inhaber der Firma.

Bei einer GbR darf nur dann lediglich ein Gesellschafter die Kündigung unterzeichnen, wenn er alleinvertretungsberechtigt ist. Ansonsten muss die Kündigung von allen Gesellschaftern mit unterzeichnet werden.

Bei einer GmbH ist zunächst einmal immer der alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführer zum Ausspruch der Kündigung berechtigt. Ist der Geschäftsführer nicht alleinvertretungsberechtigt, muss die Kündigung dann auch noch von einem anderen Geschäftsführer unterzeichnet werden.

Ein Prokurist ist alleine nur dann zur Unterzeichnung der Kündigung berechtigt, wenn er insoweit auch Alleinvertretungsberechtigung besitzt. Ansonsten muss auch hier noch ein Geschäftsführer mit unterzeichnen.

Der Personalchef ist jedoch zum Ausspruch einer Kündigung berechtigt.

 

Wenn ein Vertreter die Kündigung aussprechen soll, muss dem Kündigungsschreiben eine Originalvollmacht des zum Ausspruch der Kündigung Berechtigten beigefügt werden.

Ansonsten kann der Kündigungsempfänger diese Kündigung mangels Vorlage einer Originalbürgschaft gemäß § 174 BGB zurückweisen.

 

D. Sicherstellung des (rechtzeitigen) Zugangs der Kündigung

Als eine einseitige Willenserklärung kann eine Kündigung erst dann Wirkung entfalten, wenn sie dem Kündigungsempfänger zugeht.

Für den (gegebenenfalls rechtzeitigen) Zugang der Kündigung ist der Arbeitgeber beweispflichtig.

 

Empfehlenswert sind folgende Zustellmöglichkeiten:

 

  • Persönliche Übergabe der Kündigung mit einer Quittung für den Erhalt der Kündigung;

  • persönliche Übergabe der Kündigung in Beisein eines Zeugen, der anschließend auf der Zweitschrift Datum und Uhrzeit der Kündigung vermerkt

  • Zustellung der Kündigung durch einen Boten, der die Kündigung dem Mitarbeiter übergibt und sich den Erhalt der Kündigung quittieren lässt;

  • (Wenn der Mitarbeiter nicht zuhause ist bzw. sich weigert, die Kündigung zu quittieren): Einwurf der Kündigung in den Briefkasten des Mitarbeiters. Zusätzlich soll der Mitarbeiter auf der Zweitschrift der Kündigung Datum und Uhrzeit des Einwurfs quittieren. Insbesondere kann es diesbezüglich sinnvoll sein, wenn sich der Mitarbeiter bei dem Einwurf der Kündigung fotografiert oder fotografieren lässt.

 

Nur bedingt empfehlenswert sind folgende Zustellmöglichkeiten:

 

  • Einschreiben mit Rückschein;

  • Einwurf-Einschreiben

 

Beide Varianten haben den Nachteil, dass der rechtzeitige Zugang der Kündigung nicht eindeutig sichergestellt ist und, dass unter Umständen im Nachhinein ein Zugangsbeleg fehlt.

 

Überhaupt nicht zu empfehlen ist, die Kündigung mit „normaler Post“ zu versenden oder beispielsweise in das Postfach des betreffenden Mitarbeiters im Betrieb zu legen.

Dann fehlt dem Arbeitgeber ein „gerichtsfester“ Zugangsbeleg.